Pengertian Function room

Function room adalah suatu ruangan yang digunakan untuk melakukan kegiatan penyelenggaraan rapat (meeting), bonus perjalanan (incentive), pertemuan (convention), pameran (exibition), perjamuan (function), dan tujuan tertentu.

function room dalam persiapannya sangat memerlukan manajemen yang baik karena dalam menyelenggarakan suatu kegiatan, tamu bukan mebutuhkan ruangan rapat saja, tapi tamu memerlukan kebutuhan lainnya seperti makanan, tempat tidur, tour, dan kenangan yang saling terkait. pengaturan manajemen yang baik akan menghasilkan pendapatan yang memuaskan bagi hotel yang membentuk kesan, nama baik hotel di mata tamu.

manajemen yang baik membawa dampak positif bagi hotel diantaranya sebagai berikut:
1. meningkatkan prosentase pesanan ruangan rapat/seminar.
2. meningkatkan pembayaran per tamu tas konsumsi di restoran.
3.penghitungan penjualan pasti karena target dan tujuan sudah jelas sebelumnya.
4. pembagian tugas lebih baik.
5.perencanaan dan pelaksanaan lebih mudah karena jumlah tamu sudah diketahui sebelumnya.
6. disamping ruangan rapat, tamu juga menggunakan fasilitas hotel lainnya.

Jenis-jenis perjamuan
perjamuan dilihat dari orang yang melakukan pesanan dibedakan sebagai berikut:

1. Pesanan yang yang dilakukan oleh suatu kelompok
    adalah pihak yang membuat/memesan function room merupakan bagian dari suatu kelmpok/masyarakat tertentu misalnya profesi, group olahragawan , grup musik, olahragawan dan lainnya. Jenis function yang dipesan meliputi jamuan cocktail, ballroom, konser room, dan mode show.

2. Pesanan yang dilakukan oleh pribadi
    adalah pihak yang membuat/memesan merupakan pribadi/perorangan dengan tujuan penyelenggaraan pribadi. Jenis function yang dipesan meliputi ballroom dan jamuan cocktail.

3. Pesanan yang dilakukan oleh usahawan
    adalah pihak yang membuat atau memesan merupakan pengusaha dengan tujuan memperkenalkan dan meningkatkan usaha. Jenis function yang dipesan biasanya: konfrensi (baik nasional/internasional), seminar, persentasi, pameran sebuah produk, dan bonus perjalanan.


Dilihat dari cara penghidangan makanan, perjamuan dibedakan menjadi sebagai berikut:

1. banguet merupakan bentuk paling mewah dari sebuah function. Selain menggunakan ruang dari personel hotel, juga menggunakan peralatan dan perabotan yang banyak dari operasional hotel biasanya.

2. Buffet adalah function yang penghidangan makanannya secara prasmanan.

3. Cocktail party adalah function yang dilakukan hanya 1-2 jam saja. Pelaksanaan cocktail party tidak menyediakan meja dan kursi.Hanya beberapa meja yang diletakan di suduit-sudut untuk meletakan piring-piring kotor.

4. Barbeque adalah function yang penghidangan makanannya dengan teknik baker (grill)


Dilihat dari topik sidang, function dibedakan menjadisebagai berikut:

1. Plenary lecture (sidang pleno/paripurna) yaitu acara ilmiah yang dipresentasikan oleh seorang pembicara tunggal yang dihadiri olehseluuh peserta yang tidak ada acara ilmiah lain pada saat bersamaan

2. Symposia (simposium) yaitu acara-acara ilmiah yang dipresentasikan oleh beberapa pembicara berkenan dengan topik-topik pokok yang ditentukan oleh panitia. Benerapa simposium dilakukan secara bersamaan, maka sering disebut juga dengan paralel simposium.

3. Oral Free Paper (makalah bebas) merupakan kesempatan yang diberikan kepada para peserta secara umum untuk menyajikan hasil riset atau pengalaman yang berkaitan dengan to[ik-topik yang telah ditentukan.

4. poster session yaitu makalah bebas yang disajikan lewat poster. Poster session kadang kala disebut scientific exibittion(paper ilmiah).

5. Conference (konfrensi) yaitu acara ilmiah yang banyak mengikut sertakan diskusi atau tanya jawab yang berhubungan dengan suatu permasalahan.

6. Forum yaitu diskusi yang umumnya dipandu oleh seorang penulis/penyaji.

7. Congress yaitu acara ilmiah yang banyak mengajak peserta congress berdiskusi/tanya jawab yang umumnya digunakan untuk menunjuk/ menentukan badan legislative.

Menata dengan rinci ruangan rapat/seminar

Penataan ruang rapat/seminar pada umumnya menjadi tugas dan tanggung jawab housekeeping. Penataan yang dimaksud adalah penataan meja, kursi dan perabot yang lainnya sesuai dengan jenis perjamuan yang diminta serta jumlah undangan. Sebelum menata ruangan, seorang houseman harus mengetahui tentang jenis-jenis pengaturan meja dan kursi untuk function dan ukuran ruangan yang akan ditata sehingga dapat menentukan perabot yang cocok untuk ruangan tersebut.

Buntuk pengaturan meja kursi

1. Bentuk U
    bentuk huruf U/tapal kuda merupakan bentuk yang paling sering digunakan untuk mempersiapkan rapat dan seminar dengan dua arak komunikasi;

gambar: bentuk U

2. Parlemen
    bentuk parlemen digunakan untuk kegiatan konfrensi atau kongres

gambar: bentuk parlemen

3. Gaya teather
    Bentuk ini banyak digunakan untuk ruangan rapat /seminar dengan dua arak komunikasi dengan jumlah peserta banyak sehingga dapat menghemat ruah.

gambar: bentuk teather

4. Bentuk bulat/oval
    Bentuk ini banyak digunakan untuk rapat dengan anggota yang jumlahnya kecil/pribadi.

gambar bentuk bulat/oval

5. Huruf E
    Bentuk ini banyak digunakan untuk rapat atau seminar untuk kegiatan forum, diskusi, training.

6. Huruf T
    Bentuk ini banyakdigunakan untuk mode show, konser dan kegiatan hiburan yang lainnya.

gambar bentuk T
7. Bintang
    Bentuk ini banyak digunakan untuk promosi atau presentasi produk.

Sekianlah pengertian Function room dan jenis-jenis function room. semoga dapat bermanfaat bagi kita semua.

terimakasih

contoh percakapan checking out di front office (checking out conversation)

Front office merupakan departement yang ada disebuah hotel yang memiliki tugas mengangani tamu check in, check out, memberikan informasi hotel dan lainnya. Dalam melakukan kegiatannya setiap hari, petugas front office hampir selalu melakukan percakapan dengan tamu salah satunya adalah percakapan pada saat tamu akan melakukan check out. Berikut merupakan sebuah contoh di front office saat tamu check out.

P: petugas
G: Guest

P: good afternoon sir, how are you this afternoon, do you want to check out now ?
G: good afternoon. I am good,yes i want to check out now, but sorry i am late for a several minutes.
P: that's no problem sir. that often happened on the guest when they check out, because that is very          busy at check out time.
G: am I got an extra charge for it ?
P: no sir.. our room weren't booked on this week. may i know your name please ??
G: Joe
P: may i know room number please ?
G: 501
P: alright mr. Joe, I will check your identity
     thank you for waiting mr. Joe. your full name is Joe Hendru, and you stay at room 501 start from 7 februari until 12 february. is that correct ?
G: yes that's correct
P: your Last total bill are $ 531,25. would you like to pay by cash or credit card ?
G: I will pay by cash
P: Alright mr. Joe , can you sign here ??
G: of course
P: so, how is everything during you stay with us sir ??
G: Perfect, the bathroom is very nice. its semi outdoor, and the bed is comfortable, but we little bit disappointed with the with the pool. because in the morning it is dirty,so we can't swim in the morning.
P: we are apologize for the pool is dirty in the morning, because the cleaner can't clean it before 10 a.m.
G: oh no problem. but we had nice swim last night, the water is warm.
P: thank you mr. Joe to choose our hotel for your trip. we hope you enjoy during stay with us. and I hope you come back here again in your next. And have a nice trip mr.Joe.
G: thank you, i will.


sekianlah contoh dari sebuah percakapan di front office departement pada saat tamu checking out semoga bermanfaat untuk kedepannya.
terimakasih.